Vilket underlag behöver en upphandlande organisation från en digital leverantör?

Vid upphandling av digitala tjänster behöver den upphandlande organisationen bilda sig en uppfattning om leverantörens förutsättningar att genomföra uppdraget. Vilket underlag som är relevant beror på upphandlingens omfattning, kravbild och avtalsform. Den här artikeln ger en översikt av vanliga informationskategorier – inte en uttömmande lista som gäller för alla upphandlingar.

Bolagsinformation

Grundläggande information om leverantörens bolagsstruktur är vanligen relevant:

• Juridiskt namn och organisationsnummer.
• Bolagsform och registreringsland.
• Kontaktuppgifter till registrerat säte och fakturaadress.
• Information om ägarstruktur om relevant för bedömning av leverantörens stabilitet.

Ansvariga kontakter

En namngiven kontakt för upphandlingsfrågor och en namngiven kontakt för genomförande är vanligen minimum. Vid större uppdrag kan det vara relevant att veta vilka nyckelpersoner som är planerade för uppdraget.

Leveransförmåga

Underlag om leverantörens förmåga att genomföra det specifika uppdraget kan inkludera:

• Beskrivning av leverantörens arbetssätt och leveransmodell.
• Relevant erfarenhet och kompetensområden.
• Teamstruktur och nyckelroller för uppdraget.
• Geografisk förmåga och tillgänglighet.
• Subkontraktörsstruktur om underentreprenörer är planerade.

Ekonomisk information

Beroende på uppdragets storlek och löptid kan ekonomisk information vara relevant för att bedöma leverantörens stabilitet:

• Omsättning och eventuellt resultat för de senaste åren, om tillgängligt via årsredovisning.
• Betalningsanmärkningar och skulder via kreditupplysning.
• Skatteuppgifter (skatteinbetalning, F-skattsedel) om tillämpligt.

Kvalitets- och processrutiner

Underlag om leverantörens interna kvalitetsrutiner kan inkludera:

• Beskrivning av hur kvalitet säkerställs i leveransen.
• Dokumentationsrutiner och leveransdokumentation.
• Avvikelse- och ändringshanteringsprocess.
• Uppföljnings- och rapporteringsmodell.
• Eventuella certifieringar om de är relevanta och verifierbara.

Informationssäkerhet

Vid uppdrag som innefattar känsliga uppgifter eller offentliga system kan informationssäkerhetsunderlag vara relevant:

• Hur hanteras och skyddas personuppgifter?
• Rutiner för åtkomstkontroll till system och data.
• Backup- och återställningsrutiner.
• Incidenthanteringsprocess.
• Användning av underleverantörer med tillgång till känsliga data.

Försäkringar

Beroende på avtalets art kan det vara relevant att efterfråga uppgifter om ansvarsförsäkring och eventuell projektförsäkring. Vilka försäkringar som krävs bör framgå av avtalsvillkoren.

Kontinuitet

Information om hur leverantören hanterar personkontinuitet och leveransstabilitet vid förändring kan inkludera:

• Plan för kompetensöverföring vid personalbyten.
• Förvaltningsmodell för leveransen efter avslut.
• Hur dokumentation och kunskap bevaras och överlämnas.

Referenser

Om upphandlingen kräver referenser bör det framgå tydligt: vilken typ av uppdrag som är relevanta, hur många som efterfrågas, och hur de verifieras. Leverantören bör aldrig ange referenser utan de refererade kundernas godkännande.

Hållbarhetsinformation

Beroende på organisationens egna hållbarhetskrav kan information om leverantörens hållbarhetsarbete efterfrågas. Det kan inkludera policy, ansvarsfull sourcing och miljöaspekter för hosting och infrastruktur.